有义务没权利 你的企业有没有一个“环保部”

 摘要:一家企业的内部,是规范有序还是混乱无序,很多时候是可以被感知的,比如:工作效率低下、部门协同难;出了问题不知道该问责谁,各个部门相互推诿;以及一些类似制度上有权力但执行时被莫名架空的情况……等等。权责不明固然是根源所在,而更多的时候,制度变了,权责体系已经变了,但人的行为却没有跟上!而这个距离,其实只有一个OA而已!

在雾霾调查视频里,加油站老板一句环保部“有义务没权利”,用柴静地话说,“莫名其妙揭露了一些真相!”,而事实上,在很多企业,尤其是大中型企业里,类似“环保部”的尴尬也同样存在。

以最常见的费用管理为例,业务部门肩负着莫大的业绩压力,对相关费用的支配行使权却显得有些力不从心——在很多时候,业务部对财务管理比较模糊、不清楚有多少费用可用、业务支出甚至需要财务把关;业务部门也不知道钱都花到了哪里,怎么花的、谁花的、做了什么事情,费用支出与业务目标之间不能很好的匹配!……一个“平时流汗出事流泪”的部门就这样诞生了!

这是很多企业家不愿意看到的情况,但却在真实地发生着……

泛微常务总裁王晨志认为,财务与业务两张皮的情况,是企业中极为典型的“有义务没权利”,或者说有权利但在实际操作中却无法落地了!只不过,对企业而言,这可能不是制度设计层面的问题,而是是管理落地层面的问题。很多时候,企业设计了很完美的制度,理性的制度代表了企业中最完善的责权体系、最合理的资源分配与协同,支撑着企业的经营与运作,但往往执行的时候却很难落地……协同OA最为根本的一个核心价值,就是让企业的权责体系忠诚落地并且提供优化的空间。

那么,问题来了,OA是如何落地权责体系的?又如何去评估制度是否合理有效为管理提供优化的可能呢?这涉及到OA最为核心的一个应用——流程管理。

在OA平台上,一个流程看起来可能很简单,但却承载了很多的管理内容,这些内容与企业的权责体系息息相关。最基础的是审批流、权限流。打个比方,以一家新注册钢铁企业的经营审批为例,一个钢铁企业的注册经营审批,在理想的情况下,需要工商局+税务局+环保局……等多个部门的审批才能开展经营活动,这个事务的处理过程中,审批流的体现就是每个部门对于相关资质、指标的把控以及相关业务的办理进度跟进,一旦某个方面出现拖延、问题,就可以做到谁审批、谁处理、问责谁;而权限流的概念,各个部门虽然协同处理这一件事情,但工商部门需要审批的内容和环保部、税务部门必然是不一样的,这个时候大家使用同一个流程表单是否会有问题呢?权限流就是解决这个问题,在同一个流程流转的过程中,每个节点、每个用户只看到权限范围内需要看到的!

而泛微OA的流程管理还承载了2个非常重要的内容,在财务管理上的价值非常凸显——数据流、控制流。很多企业的预算可能做得非常精细,甚至可能具体到每个部门、每个月度、甚至每个客户、每个员工,但事实的情况是,再精细的预算,如果在支出前缺乏控制措施,那都是白搭。所以在OA的流程管理有一个很厉害的设计,在流程管理的基础上强化了数据流和控制流。这是什么概念呢?当一个员工提交费用申请的时候,流程能够帮你去控制,他是否还有足够的预算去申请,如果没有这个申请就提交不了;这个时候,他只能去做预算之内的申请,就是控制流;当一个员工提交的费用申请完成后,他的可用预算数据将随之更新,这就是数据流!这确保企业的预算与费用支出行为都是可控和合理的!

所以,OA的流程管理赋予每一个用户的是有限的且有效的权利以及明确可问责的“义务”,带给企业的则是更为明确规范的责权体系的落地!一家企业的内部,是规范有序还是混乱无序,很多时候是可以被感知的,比如:工作效率低下、部门协同难;出了问题不知道该问责谁,各个部门相互推诿;以及一些类似制度上有权力但执行时被莫名架空的情况……等等。权责不明固然是根源所在,而更多的时候,制度变了,权责体系已经变了,但人的行为却没有跟上!而这个距离,其实只有一个OA而已!